BuscarV utilizando tablas en Excel

En numerosas ocasiones he hablado de las ventajas de trabajar con tablas en Excel. Es decir los datos pueden estar almacenados en filas y columnas en una hoja de Excel, visualmente tienen aspecto de tabla.

Pero para convertir en una Tabla y aprovechar las ventajas que éstas ofrecen, debemos (1) seleccionar todos los datos e ir a la (2) ficha Insertar > Tabla (recuerda que también lo puedes hacer pulsando Ctrl + T)

Una vez convertidas las Tablas, observamos que una nueva barra de herramientas (1) llamada Herramientas de tabla aparace cuando pinchamos sobre cualquiera de las celdas de la tabla.

Además de poner colores (2) que podemos modificar en el Diseño, entre algunas ventajas, podemos añadir una fila de totales al final (haz clic en (3) Fila de totales). Es importante darles un nombre (4), ya que por defecto Excel las llamará Tabla1, Tabla2, …. en este ejemplo se llaman T_Ventas , T_Datos.

Vamos ahora a añadir columnas a nuestra tabla T_Ventas, necesitamos conocer el Nombre, Precio y Total.

Utilizaremos BuscarV para averiguar el Nombre, y aquí aparece la diferente forma de trabajar. Escribimos la función BuscarV, recuerda que sus argumentos son Buscarv(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado]).

=BUSCARV([@Referencia];T_Datos;2)

El valor buscado en este ejemplo es la referencia R1, al trabajar con una tabla no llamaremos a la celda B7, si no que en este caso al hacer clic sobre la celda llamará a la columna [@Referencia], es decir trabajamos con tablas luego ahora es el campo el que se incluye en la formula, comprobaremos que al finalizar de escribir la función ésta se autocompletará en todas las filas de la columna.

Ahora vamos a escribir el segundo argumento matriz_buscar_en , ocurre lo mismo como hemos convertido en tabla los datos que necesitamos( Referencia, Nombre, Precio), no tendremos que escribir $I$/:$K$11, si no que al seleccionar la tabla automáticamente Excel añade el nombre de ésta T_Datos.

El tercer argumento indicador_columnas, para el Nombre será la columna 2 para el Precio la columna 3.

El cuarto argumento [ordenado], indica si queremos encontrar la coincidencia exacta escribiendo FALSO, en este ejemplo al haber omitido el valor del argumento lo toma como VERDADERO, por lo tanto si en una Referencia nos encontramos un valor diferente de Referencia, por ejemplo R23, Excel localizará el valor más aproximado R2 devolviéndonos el Nombre y Precio de R2 para R23.

Para calcular el Precio utilizaremos la fórmula =BUSCARV([@Referencia];T_Datos;3) , y para el Total =[@Cantidad]*[@Precio]

Si quisiéramos que encontrara la coincidencia exacta escribiríamos : =BUSCARV([@Referencia];T_Datos;3;FALSO). En este caso si tuviéramos una referencia que no esté en la matriz_buscar_en , por ejemplo R23 la función devolvería #N/A (revisa el post Corregir #N/A devuelto con la función BuscarV )

En próximos post conoceremos las ventajas de las tablas para generar Tablas Dinámicas y modelos de datos en PowerPivot.