La escasa flexibilidad de las empresas ante Excel

La depresión del Excel, (El País 2013), Excel ante su ocaso (El País 2017), El ocaso de Excel( economiahoy.mx), pasan los años y las empresas siguen sin saber cómo atajar el problema de trabajar con Excel de una forma eficiente.

Más de 10 años impartiendo formación de Excel en empresas y desde el primer artículo en 2013 hasta hoy el problema sigue siendo similar, más que el Ocaso de Excel le podríamos llamar la escasa flexibilidad de las empresas ante Excel.

La mayoría de empresas son bastante rígidas en cuanto a la generación de datos que el usuario final de Excel tiene que trabajar, cuando llegas a una empresa y ves los datos que ofrecen las Bases de Datos, Sistemas Informáticos, ERP´s y resto de programas a los usuarios, te das cuenta de que el problema no es que el trabajador no sepa usar Excel, es que a veces tiene que ser informático o “al menos un poco”.

Que quiero decir con esto, que un financiero, comercial, analista de datos, etc, no tiene por qué encontrarse con una tabla inmensa, donde no necesita muchas de las columnas, donde el tipo de datos no está bien definido, fechas, horas o donde debe crear fórmulas muchas de ellas de ingeniería informática, así como cortar y pegar cantidades infinitas de datos.

Qué puede hacer la empresa ante esto, lo primero es formar en el tratamiento de datos para la generación de informes con Excel, es decir ya no sirve un curso de Excel tradicional sino una formación específica para trabajar con tablas de datos, generar Tablas Dinámicas y conexiones con orígenes de datos, muchas veces adaptada a las necesidades del departamento. Esta formación en la empresa se debe entender que es continua, debe dejarse de dar cursos por nivel y pensar que el trabajador ya sabe usarlo. Todo usuario de Excel que haga informes y analice datos debe como mínimo reciclarse anualmente, recibir formación específica y conocer las novedades del programa para sacarle partidol.

Otra solución es la creación en las empresas de un puesto como perfil intermedio entre trabajadores de departamentos que tengan que generan informes y los sistemas informáticos, es decir un experto en Excel que tenga conocimientos de PowerPivot, PowerQuery, DAX, Vba y SQL. Esta figura es la que una vez facilitados los datos en bruto desde los sistemas informáticos debería trabajarlos según las necesidades de cada departamento. De esta forma los trabajadores de éstos sólo deberían generar informes y analizarlos con Tablas Dinámicas, Power Map o Power View sin perder tanto tiempo en manipular los datos.

Excel 2016, Office 365 y Power BI son las mejores herramientas para análisis de datos a nivel usuario y sobre todo las más polivalentes, después de mis cursos mucha gente dice “no pensé que con Excel se pudiera hacer esto”, “qué visuales son los informes ahora”, «por fin entiendo los problemas que tenía con Excel», herramientas como las Tablas Dinámicas, PowerMap, PowerView y un nivel de Excel medio son suficientes para resolver las necesidades de informes en la empresa.

Es cierto que existen alternativas a Excel, pero pocas dan la posibilidad de avanzar, aprender y sacar información personalizada al nivel de este programa. Es trabajo de Microsoft tener en cuenta a formadores, consultores, blogs, así como corregir errores que existen desde años, facilitar la utilización en universidades, colegios y centros formativos del programa, de lo contrario tendrá que competir con opciones cada vez más potentes.

Texto. Santiago Sánchez