Copilot Excel y su integración en Office 365

2025, Microsoft libera Copilot para las suscripciones de Office 365. ¿Qué quiere decir esto?.

Lo primero y como es habitual, dependerá de la suscripción que tengas contratada. A fecha de hoy con una suscripción personal nos dice: Copilot Chat estará disponible próximamente para suscriptores Microsoft 365 Personal y Family. Pero si puedes usarlo ya en Excel, Outlook o Word.

A nivel empresa en febrero de 2025, Microsoft nos ofrece este precio.

En este enlace puedes conocer más sobre preguntas habituales de Copilot.

https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/copilot/enterprise#FAQ

En nuestra empresa, ¿cómo nos podemos ubicar con Copilot y entender el potencial que tiene?:

Una vez tenemos adquirida la licencia de Copilot, ¿qué se van a encontrar los usuarios de Office 365?

La integración con Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, To Do, Planner o OneNote, esto quiere decir que podremos preguntar a Copilot en cada una de estas aplicaciones, e incluso relacionar entre ellas nuestras preguntas.

Por ejemplo, en Teams: hazme un resumen de lo hablado en la reunión y dime qué archivos Excel se han compartido.

Si el usuario tiene acceso al archivo de Excel podrá incluso preguntar sobre el, ¿cuánto es el total de ventas de la columna «Importe» del Excel?

Esto es un ejemplo de la integración que podemos obtener con Copilot, pero debemos pensar en la posibilidad de tener acceso a preguntar sobre nuestros archivos desde Copilot.

Por ejemplo, de varios libros Excel: dime cuantas tablas y columnas hay en cada archivo, para compararlos

Entra en juego la importancia del Gobierno del Dato (Data Governance) dentro de nuestro entorno Microsoft 365, es la primero parte que debemos afrontar antes de implantar Copilot y dar acceso a nuestros archivos. Usar SharePoint creando usuarios y estableciendo limitaciones es ideal para almacenar nuestros documentos, libros, presentaciones, etc.

Luego podremos crear nuestros propios agentes que consulten esos archivos con Copilot Studio.

En este post, vamos a mostrar cómo a partir de un Excel creado podemos obtener ayuda con Copilot para crear una tabla de datos con creación de columnas calculadas, BuscarV, y creación de Tablas Dinámicas.

Nuestro escenario:

1º Tenemos una hoja de Excel con 7 columnas y numerosas filas. Son las ventas de un periodo de tiempo.

2º En otra hoja tenemos tablas con información detallada, ya que nuestras ventas están codificadas, por ejemplo el «Nº de delegación» y el «Nº de Producto».

3º Queremos crear un informe de cantidad vendida por Provincias.

Abrimos Copilot (1). Para trabajar con Copilot debemos tener los datos en Tablas, como primer paso le vamos a decir a Copilot que queremos convertir el rango de celdas en Tabla. (2)

Recuerda darle nombre a la tabla (3) (Diseño de tabla) https://exceltrucos.com/2016/02/23/buscarv-utilizando-tablas-en-excel/

La pregunta a Copilot es: Quiero convertir en una tabla el rango seleccionado, observa como responde indicando los pasar para realizarlo. (2)

Ahora vamos a decirle que nos genere una columna con el nombre de la Provincia.

La orden a Copilot es: Quiero traer una columna a la tabla con la Provincia de la tabla T_deleg que le corresponde al NºDelegación (4)

Copilot va a sugerirme la fórmula a usar, un BUSCARX, e incluso me da la posibilidad de insertarla en la tabla. Es importante tener las tablas nombradas, en este caso buscamos en una que se llama T_Deleg que esta en otra hoja llamada Tablas del mismo libro de Excel. (5)

Ya tenemos la columna con la Provincia, ahora solo tenemos que indicarle que nos genere un informe.

La instrucción a Copilot será: Crea un informe con la cantidad vendida por Provincia (6)

Creará una sugerencia, que podremos Agrear a una hoja nueva y ya tenemos una tabla dinámica con un gráfico dinámico. (7)

Esto es solo un inicio y un pequeño ejemplo de cómo Copilot nos va a ayudar en nuestro día a día, y cómo Excel puede ser uno de las principales herramientas que se pueden aprovechar de la IA.

La clave es formarnos en el aprendizaje correcto con Copilot, cómo preguntarle, qué datos y funciones se pueden usar, y desde luego tener un conocimiento de Excel es fundamental como herramienta de tratamiento de datos y Business Intelligence.