Excel para control de horarios y fichajes

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de 2019 obliga a las empresas a llevar un control de horarios y fichajes de sus trabajadores.

Son muchos los sistemas permitidos desde los más sofisticados como usar una aplicación o utilizar el iris o la huella dactilar, hasta hacer firmar al empleado una declaración diaria con la hora de entrada y salida e incluirlo en una hoja de cálculo para controlar el tiempo de trabajo.

Es aquí cuando entramos nosotros como usuarios de Excel creando una hoja de cálculo. Pero Excel a la hora de trabajar con horas tiene numerosas consideraciones y trucos, como pueden ser los formatos personalizados de hora o los cálculos con funciones y fórmulas.

Para rellenar datos en Excel las tablas es la herramienta más potente que tiene Excel, hemos añadido las columnas necesarias como son Día, Mes, Hora de Entrada, Salida, etc. y lo hemos convertido en tabla, recuerda que lo puedes hacer con CTRL + T. También recuerda que para añadir registros es tan sencillo como que te pongas al final del último registro en la parte inferior derecha y pulses TAB (1)

La columna Día (2), cuenta con un Formato Condicional que sólo permite añadir fechas, si añades un número o texto dará un mensaje de error.

La columna Mes (3) es una fórmula, =SI([Día]=»»;»»;MAYUSC(TEXTO([@Día];»MMMM»))) con ésta conseguimos el mes en texto de la fecha.

Las columnas Hora de Entrada, Hora de Salida Salida Descanso y regreso Descando tienen una validación de datos que impide añadir contenido que sea una hora en formato HH:MM. (4)

Para las Horas Trabajadas (5) hemos creado una fórmula que contemple si no hay datos de Hora de Entrada o Salida, o si hay algún error.

=SI.ERROR(SI(O([Hora de Salida]=»»;[Hora de Entrada]=»»);»»;SI([Hora de Entrada]>[Hora de Salida];(1-[Hora de Entrada])+([Hora de Salida]);[Hora de Salida]-[Hora de Entrada]));»»)

Para sumar horas en Excel (6) hay que añadir un Formato Personalizado [h]:mm nosotros hemos creado uno propio [h]»h» mm»m»