Excel para control de horarios y fichajes

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de 2019 obliga a las empresas a llevar un control de horarios y fichajes de sus trabajadores.

Son muchos los sistemas permitidos desde los más sofisticados como usar una aplicación o utilizar el iris o la huella dactilar, hasta hacer firmar al empleado una declaración diaria con la hora de entrada y salida e incluirlo en una hoja de cálculo para controlar el tiempo de trabajo.Excel para fichar horarios

Es aquí cuando entramos nosotros como usuarios de Excel creando una hoja de cálculo. Pero Excel a la hora de trabajar con horas tiene numerosas consideraciones y trucos, como pueden ser los formatos personalizados de hora o los cálculos con funciones y fórmulas.

Para rellenar datos en Excel las tablas es la herramienta más potente que tiene Excel, hemos añadido las columnas necesarias como son Día, Mes, Hora de Entrada, Salida, etc. y lo hemos convertido en tabla, recuerda que lo puedes hacer con CTRL + T. También recuerda que para añadir registros es tan sencillo como que te pongas al final del último registro en la parte inferior derecha y pulses TAB (1)

La columna Día (2),  cuenta con un Formato Condicional que sólo permite añadir fechas, si añades un número o texto dará un mensaje de error.

La columna Mes (3) es una fórmula, =SI([Día]=””;””;MAYUSC(TEXTO([@Día];”MMMM”))) con ésta conseguimos el mes en texto de la fecha.

Excel para fichar horariosLas columnas Hora de Entrada, Hora de Salida Salida Descanso y regreso Descando tienen una validación de datos que impide añadir contenido que sea una hora en formato HH:MM. (4)

Para las Horas Trabajadas (5) hemos creado una fórmula que contemple si no hay datos de Hora de Entrada o Salida, o si hay algún error.

=SI.ERROR(SI(O([Hora de Salida]=””;[Hora de Entrada]=””);””;SI([Hora de Entrada]>[Hora de Salida];(1-[Hora de Entrada])+([Hora de Salida]);[Hora de Salida]-[Hora de Entrada]));””)

Para sumar horas en Excel (6) hay que añadir un Formato Personalizado [h]:mm nosotros hemos creado uno propio [h]”h” mm”m”

Excel para fichar horarios

Pero con un registro de horas muchas veces no es suficiente, por eso hemos añadido una hoja INFORME FICHAJE con una Tabla Dinámica para poder ver las horas de cada mes 😉

Excel para fichar horarios

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